1. Verantwortlicher

scitlab UG (haftungsbeschränkt) Beethovenstraße 69, 73207 Plochingen E-Mail: info@scitlab.de

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: info@scitlab.de

---

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das doccape-Onlineangebot der scitlab UG auf doccape.de und allen zugehörigen Subdomains (einschließlich z. B. app.doccape.de, api.doccape.de sowie kundenspezifischer Instanzen unter cloud.doccape.de).

Ergänzende Informationen zu Sicherheit, Auftragsverarbeitung und technischen Maßnahmen finden Sie in unserem Trust Center (AVV, TOMs, FAQ).

---

3. Welche Daten wir verarbeiten – ein Überblick

Bei der Nutzung von doccape unterscheiden wir grundlegend zwischen zwei Kategorien personenbezogener Daten:

Kategorie 1 – Ihre Accountdaten: Daten, die Sie uns als Kunde bei der Registrierung und Nutzung mitteilen (Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten etc.). Für diese Daten ist scitlab der datenschutzrechtlich Verantwortliche.

Kategorie 2 – Ihre Kundendokumente: Personenbezogene Daten, die in den Dokumenten und Dateien enthalten sind, die Sie zur Anonymisierung in doccape hochladen. Für diese Daten bleiben Sie als Auftraggeber der datenschutzrechtlich Verantwortliche. scitlab verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV gemäß Art. 28 DSGVO).

Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die Verarbeitung nach Website-Besuch, Anwendungsnutzung und gemeinsame Regelungen.

---

Teil A – Website (doccape.de)

A.1 Technische Zugriffsdaten (Serverlogfiles)

Bei jedem Besuch von doccape.de werden durch den Server automatisch technische Zugriffsdaten erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene URL und HTTP-Antwortcode
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• Referrer-URL
• Internet-Service-Provider

Diese Daten sind für den sicheren Betrieb der Website technisch erforderlich. Sie werden nicht zur Identifikation einzelner Personen ausgewertet und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit und Bereitstellung der Website).

A.2 Cookies und Einwilligungsverwaltung

Iubenda (Cookie-Consent-Management)

Wir verwenden Iubenda zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen zu optionalen Verarbeitungen auf doccape.de (z. B. Webanalyse, eingebettete Terminbuchung). Bei Ihrem ersten Besuch werden Sie im Cookie-Banner über die Zwecke informiert. Ihre Auswahl wird in einem Cookie gespeichert und kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer geändert oder widerrufen werden.

Anbieter: Iubenda s.r.l., Via San Raffaele 1, 20121 Mailand, Italien.

Cookies auf doccape.de

Auf der Domain doccape.de setzen wir derzeit folgende Cookies:

Rechtsgrundlage NEXT_LOCALE: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer Sprachpräferenz).

Rechtsgrundlage _iub_cs-*: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Speicherung Ihrer Einwilligung bzw. Ablehnung).

Hinweis: Für die Webanalyse mit Matomo setzen wir auf doccape.de keine Matomo-Cookies (cookieless). Details siehe Abschnitt A.3.

A.3 Webanalyse (Matomo, cookieless)

Wir nutzen Matomo zur statistischen Auswertung des Nutzerverhaltens auf doccape.de. Matomo wird ausschließlich auf unseren eigenen Servern unter matomo.cloud.doccape.de bei Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben – alle Analysedaten verbleiben bei uns und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Matomo ist im Modus ohne Tracking-Cookies (disableCookies) eingebunden: Auf doccape.de werden dafür keine Matomo-Cookies wie _pk_id oder _pk_ses gesetzt. Die Auswertung erfolgt dennoch pseudonymisiert über Anfragen an unseren Matomo-Server; Ihre IP-Adresse wird vor der Auswertung gekürzt.

Die Webanalyse und die Erfassung von Ereignissen (z. B. Klicks auf bestimmte Buttons oder Links) erfolgen nur, wenn Sie im Cookie-Banner dem entsprechenden Zweck zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über den Cookie-Banner).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Wir berücksichtigen zudem ein aktiviertes „Do Not Track“-Signal Ihres Browsers, soweit technisch möglich.

A.3a Google Ads (Conversion-Tracking / Erfolgsmessung)

Sofern Sie im Cookie-Banner dem Zweck Marketing zugestimmt haben, verwenden wir auf doccape.de das Google tag (gtag.js) zur Erfolgsmessung unserer Google-Ads-Kampagnen (Conversion-Tracking). Dadurch können wir nachvollziehen, ob Nutzer nach dem Klick auf eine Google-Anzeige bestimmte Aktionen auf unserer Website ausführen (z. B. Aufruf einer Seite oder Absenden eines Formulars).

Anbieter: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Online-Kennungen (z. B. Cookie-IDs)
• IP-Adresse (in der Regel gekürzt/technisch verarbeitet)
• Geräte-/Browserinformationen
• Referrer-Informationen (z. B. Anzeige/Quelle)
• Informationen zu besuchten Seiten und Interaktionen (z. B. Zeitstempel)

Google kann dabei Cookies bzw. vergleichbare Technologien setzen und die Informationen auch in den USA verarbeiten. Google ist unter dem EU‑US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage für das Setzen/Auslesen von Cookies bzw. vergleichbaren Technologien: § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Nach Widerruf wird das Google tag nicht mehr geladen; bereits gesetzte Cookies können Sie zudem über Ihre Browser-Einstellungen löschen.

A.4 Terminbuchung und Videokommunikation

Terminbuchung (Cal.com)

Auf doccape.de bieten wir die Möglichkeit, Demo-Termine und Beratungsgespräche über ein Buchungssystem zu vereinbaren. Dabei erfassen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie den gewählten Termin.

Cal.com wird ausschließlich auf unseren eigenen Servern unter cal.scitlab.de bei Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Ihre Buchungsdaten werden nicht an Cal.com Inc. oder andere Dritte übermittelt.

Das eingebettete Buchungsfenster auf doccape.de wird erst angezeigt, wenn Sie im Cookie-Banner dem entsprechenden Zweck zugestimmt haben. Alternativ können Sie Termine direkt unter https://cal.scitlab.de buchen.

Cookies bei der Terminbuchung (cal.scitlab.de)

Nutzen Sie die Terminbuchung (eingebettet auf doccape.de oder direkt auf cal.scitlab.de), setzt das Buchungssystem auf der Domain cal.scitlab.de technisch erforderliche Cookies, u. a.:

Rechtsgrundlage der Verarbeitung (Name, E-Mail, Termin): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Terminorganisation).

Rechtsgrundlage der Cookies auf cal.scitlab.de: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Terminbuchung); soweit die Einbindung auf doccape.de erst nach Zustimmung im Cookie-Banner erfolgt, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Termindaten werden nach Ablauf des Termins und Abschluss einer etwaigen Geschäftsbeziehung gelöscht.

Videokommunikation (Google Meet und Microsoft Teams)

Vereinbarte Termine führen wir per Videokonferenz durch. Je nach Vereinbarung nutzen wir:

• Google Meet – Anbieter: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO). Datenschutzinformationen: https://policies.google.com/privacy
• Microsoft Teams – Anbieter: Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO). Datenschutzinformationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Beim Videogespräch verarbeiten die jeweiligen Anbieter technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel) sowie Gesprächsinhalte (Video, Audio, Chat). Gesprächsaufzeichnungen werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung aller Teilnehmer erstellt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation).

A.5 Newsletter

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können Sie unseren Newsletter abonnieren. Wir verwenden das Double-opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Erst nach Bestätigung wird Ihre E-Mail-Adresse für den Newsletter-Versand aktiviert.

Der Newsletter informiert Sie über Neuigkeiten, Produktupdates und Angebote rund um doccape.

Für den Versand nutzen wir den Dienst Brevo der Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Brevo erhält dazu Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen. Die Datenschutzerklärung von Brevo finden Sie unter: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

Brevo wird auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).

Zur Erfolgsmessung unserer Newsletter-Kampagnen werten wir mit Brevo aus, ob Newsletter-E-Mails geöffnet und enthaltene Links angeklickt werden (z. B. über eingebettete Tracking-Pixel). Diese Auswertung dient der Verbesserung unserer Inhalte. Sie können dem jederzeit widersprechen, indem Sie den Newsletter abbestellen oder uns kontaktieren.

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per E-Mail an info@scitlab.de. Nach Abmeldung werden Ihre Daten aus der Newsletter-Liste gelöscht; statistische Auswertungen werden anonymisiert fortgeführt oder ebenfalls gelöscht.

A.6 Kontaktformular

Über das Kontaktformular auf doccape.de (z. B. unter /contact) können Sie uns Anfragen senden. Dabei erfassen wir die von Ihnen eingegebenen Daten:

• Vorname und Nachname (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Telefonnummer (optional)
• Unternehmen (optional)
• Ihre Nachricht (Pflichtfeld)

Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie für eine etwaige weitere Kommunikation im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage.

Die Daten werden in unserem CRM-System Pipedrive (Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland – EU) gespeichert und dort von autorisierten Mitarbeitern von scitlab eingesehen. Pipedrive wird auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sachgerechten Bearbeitung von Kontaktanfragen).

Ihre Angaben speichern wir, bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist. Sofern im Anschluss ein Vertragsverhältnis entsteht, können die Daten im Rahmen der Kundenverwaltung in Pipedrive weiterverarbeitet werden (siehe auch Teil B, Accountdaten). Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

---

Teil B – Anwendung, APIs und Subdomains

B.1 Cookies

Die doccape-Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind (z.B. Session-Cookie zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung, Sicherheits-Token). Diese Cookies erfordern keine Einwilligung, da sie ohne sie die Anwendung nicht funktionsfähig wäre. Ein Cookie-Banner wird in der Anwendung daher nicht angezeigt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

B.2 Technische Zugriffsdaten (Serverlogfiles)

Bei jedem Zugriff auf doccape über die in Abschnitt 2 genannten Subdomains (insbesondere app.doccape.de, api.doccape.de und kundenspezifische Instanzen unter cloud.doccape.de) werden durch den Server automatisch technische Zugriffsdaten erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene URL
• HTTP-Antwortcode
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten sind für den sicheren Betrieb der Anwendung technisch erforderlich. Sie werden nicht zur Identifikation einzelner Personen ausgewertet und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit).

B.3 Kategorie 1 – Ihre Accountdaten

Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von doccape ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erfassen wir:

• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Name (Pflichtfeld)
• Firmenname (Pflichtfeld)

Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos sowie zur Kommunikation mit Ihnen im Rahmen des Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Abonnement und Abrechnung

doccape wird in den Tarifen Starter, Professional und Enterprise (mit Volumenlizenzen) angeboten. Im Rahmen des Abonnements verarbeiten wir Daten zu Ihrem gebuchten Tarif, Abrechnungszeitraum und Nutzungsvolumen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Zahlungsabwicklung (Stripe)

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Dienstleister Stripe. Ihre Zahlungsdaten (Rechnungsadresse, Kreditkartendaten oder sonstige Zahlungsmittel) werden direkt bei Stripe eingegeben und dort verarbeitet. scitlab hat keinen Zugriff auf Ihre vollständigen Zahlungsdaten.

Anbieter: Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA.

Stripe ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO). Die Datenschutzbestimmungen von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Buchhaltung

Rechnungsdaten (Name, Firmenadresse, gebuchter Tarif, Rechnungsbetrag) werden für die Buchführung an die Lexoffice GmbH & Co. KG, Freiburg, übermittelt. Die Aufbewahrung erfolgt entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre gemäß HGB und AO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung).

Speicherdauer Ihrer Accountdaten

Ihre Accountdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Kündigung oder Löschung Ihres Kontos werden Ihre Accountdaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungsrelevante Daten werden entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) aufbewahrt.

Bei dauerhafter Inaktivität (kein aktives Abonnement) werden Ihr Konto und alle zugehörigen Daten nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

B.4 Kategorie 2 – Ihre Kundendokumente (Auftragsverarbeitung)

Verarbeitung im Auftrag

Sofern Sie Dokumente, Bilder oder sonstige Dateien in doccape hochladen, um diese zu anonymisieren, pseudonymisieren oder zu maskieren, verarbeiten wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag. Sie bleiben für diese Daten datenschutzrechtlich Verantwortlicher; scitlab handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Grundlage dieser Verarbeitung ist die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), die Sie bei der Registrierung akzeptiert haben. Die AVV regelt im Detail, welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen scitlab zum Schutz dieser Daten trifft.

Speicherung und Löschung Ihrer Dokumente

Hochgeladene Dokumente werden standardmäßig 24 Stunden nach dem Upload automatisch gelöscht. Sie können den Speicherzeitraum in Ihren Projekteinstellungen verlängern.

Bei Löschung Ihres Nutzerkontos werden alle hochgeladenen Dokumente und zugehörigen Verarbeitungsdaten sofort entfernt. Verarbeitungsprotokolle (Aktionen und Status, keine Dokumentinhalte) werden in anonymisierter Form aufbewahrt.

Hinweis zu Backups: Gelöschte Daten können in Backup-Systemen noch für bis zu 7 Wochen vorhanden sein. Sie werden im regulären Backup-Zyklus endgültig überschrieben.

Keine Nutzung für KI-Training

Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente werden nicht für das Training, die Anpassung oder Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet. Sie werden ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Anonymisierungsleistung verarbeitet.

B.5 Subunternehmer (Unterauftragsverarbeiter)

Für die Verarbeitung Ihrer Kundendokumente (Kategorie 2) setzen wir folgenden Subunternehmer ein:

Alle Kundendokumente werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

---

4. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der nachfolgenden Übersicht sowie gesetzlicher Verpflichtungen:

Ihre Accountdaten (Kategorie 1) werden darüber hinaus nur im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen an auskunftsberechtigte Behörden weitergegeben. Eine Weitergabe Ihrer Kundendokumente (Kategorie 2) an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme des Subunternehmers Hetzner (siehe B.5).

---

5. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@scitlab.de

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

---

6. Datensicherheit

scitlab setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und doccape erfolgt verschlüsselt über HTTPS; der HSTS-Standard wird umgesetzt. Produktionsserver werden in deutschen Rechenzentren betrieben.

Details zu den eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen entnehmen Sie der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), den technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) und unserem Trust Center unter doccape.de/trust-center.

---

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter doccape.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die registrierte Nutzer betreffen, informieren wir Sie per E-Mail.

---